A notação mais usada pelos softwares atualmente é o BPMN (Business Process Modeling Notation), que consiste em uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento do usuário. Esta é uma etapa importante da automação pois é nela que os processos são descobertos e desenhados e também pode ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização.
Alguns dos ícones mais utilizados são:
Confira um guia completo dos ícones: http://migre.me/a0CE6
Esses ícones são interligados, formando um fluxograma que mapeia as atividades. Veja o exemplo:
Apostila Área Administrativa 